Hvad koster FSSC 22000-certificering? De reelle poster

Hvad koster FSSC 22000-certificering? Kort svar: tre poster. Certificeringsbureauets gebyrer, jeres eget tidsforbrug og eventuel rådgivning. Den første er den mest synlige. Den anden er næsten altid den største.

Post 1: Certificeringsbureauets gebyrer

Den synlige del af prisen. Bureauet fakturerer auditdage plus en række faste gebyrer. Tilbud bliver sammenlignelige på tværs af bureauer, hvis I beder om at få posterne specificeret hver for sig.

Auditdage: Stage 1 og Stage 2

Førstegangscertificering kræver to audits. Stage 1 vurderer, om systemet og dokumentationen er klar. Stage 2 auditerer implementeringen on-site. Begge faktureres som auditdage. Forberedelsen til Stage 2 afgør, om der senere kommer ekstra auditdage oven i.

Auditvarigheden er ikke til forhandling. Den beregnes efter faste regler (ISO 22003-1) ud fra bl.a. antal ansatte og antal HACCP-studier, og ordningen kræver, at bureauet udleverer beregningen til jer — med begrundelse for eventuelle tillæg eller fradrag.

Overvågningsaudits hvert år

Certificeringen er ikke en engangsudgift. Mellem certificeringsaudits gennemføres en årlig overvågningsaudit, som faktureres som auditdage på samme måde. Den hører hjemme i budgettet som en fast, tilbagevendende driftspost.

Og bemærk: mindst én overvågningsaudit i hver 3-års periode skal gennemføres uanmeldt (Scheme V6, Part 3). Det er et krav i ordningen, ikke et tilvalg — og endnu en grund til, at systemet skal køre løbende og ikke kun op til en varslet audit.

Recertificering

Certifikatet gælder i tre år. Inden udløb gennemføres en recertificeringsaudit: en fuld systemaudit, der er mere omfattende end en overvågningsaudit. Stage 1 gentages som hovedregel ikke — kun hvis der er sket væsentlige ændringer i virksomheden eller systemet.

Gebyrer knyttet til ordningen

Ud over auditdagene kommer faste poster: certifikatudstedelse, registrering i FSSC's offentlige register og bureauets administration. Kørsel og rejsetid faktureres ofte separat.

Foundation FSSC opkræver desuden en årlig afgift hos certificeringsbureauet for hvert certifikat. De fleste bureauer indregner den i deres pris — spørg, om den er med i tilbuddet, så sammenligningen bliver reel.

Post 2: Internt tidsforbrug — den største skjulte post

Den post, der ikke står i noget tilbud, og som næsten altid er den største. FSSC 22000 V6 er ISO 22000:2018 plus sektorspecifik PRP plus FSSC's tillægskrav, og det hele skal dokumenteres, implementeres og vedligeholdes af mennesker, der også har et produktionsjob.

Timerne går især til:

• Dokumentation. Politikker, procedurer, HACCP-plan og registreringer på tværs af de 12 emneområder.
• Træning. Alle medarbejdere skal kende deres rolle i fødevaresikkerheden, og det skal kunne dokumenteres.
• Interne audits. Hele systemet skal auditeres internt — også i små organisationer, hvor habilitet er en reel udfordring.
• Ledelsens evaluering. Et formelt krav med defineret input og output, ikke et statusmøde.

I en lille organisation bæres alt det typisk af to-tre nøglepersoner. Det er deres timer, regnestykket skal indeholde — også efter certifikatet er udstedt.

Post 3: Rådgivermodellen

Rådgivning købes typisk på en af tre måder. Løbende timer, hvor I trækker på sparring efter behov. Et fast forløb, hvor opgave og leverancer er defineret på forhånd. Eller løbende vedligehold, hvor rådgiveren også driver systemet efter certificeringen.

Modellen betyder mindre end rolledelingen. Den deling, der virker, er enkel: rådgiveren skriver dokumentationen, virksomheden gør det fysiske arbejde i produktionen. Ingen rådgiver kan rengøre en tank eller flytte en kemikalieopbevaring, og ingen produktionsansvarlig bør bruge nætterne på procedureformuleringer. Sådan så delingen ud i praksis hos MyBite.

Det, der gør det dyrere

• Et rodet udgangspunkt. Dokumenter uden ejer og versionsstyring, registreringer der findes "i hovedet". Oprydningen skal betales, før opbygningen kan begynde.
• Mange afvigelser ved audit. Kritiske afvigelser lukkes ved en follow-up-audit on-site, typisk omkring 6 uger efter auditten og senest i måned 6. Det er ekstra auditdage og ekstra interne timer oven i det planlagte forløb. Fristerne er beskrevet her.
• Flere sites. Hvert site skal auditeres, og dokumentationen skal dække alle lokationer.
• Hastværk. Et deadline-presset forløb tvinger flere mennesker til at arbejde parallelt på halvfærdig dokumentation. Det koster mere end at starte tidligere.

Det, der gør det billigere

• Struktur fra dag ét. En fast skabelon for procedurer og registreringer fjerner dobbeltarbejde og diskussioner om format.
• Genbrug af det, I allerede gør. Egenkontrol, rengøringsplaner og leverandørstyring findes ofte i forvejen. De skal løftes til kravniveau, ikke opfindes forfra.
• Et system, der vedligeholder sig selv. Den dyre model er at genopbygge dokumentationen i ugerne før hver audit. Den billige er et årshjul, hvor opgaverne ligger fordelt hen over året og bliver gjort, mens de er små. Sådan er systemet bygget.

Sådan får I et reelt overslag

Et tilbud er kun så præcist som de oplysninger, det bygger på. Hav det her klar:

Oplysning	Derfor påvirker den prisen
Produkter og processer	Afgør scope og antal HACCP-studier
Antal ansatte, inkl. sæsonarbejdere	Indgår i bureauets beregning af auditdage
Antal sites	Hvert site skal auditeres
Eksisterende certificeringer	ISO 22000 eller lignende reducerer opbygningsarbejdet
Dokumentationsstand	Afgør, om der skal ryddes op eller bygges fra bunden

Med de fem oplysninger kan både certificeringsbureau og rådgiver give et overslag, der holder. Og I kan sammenligne tilbud på indhold i stedet for på bundlinjen alene.

Vil I have et overslag på jeres konkrete udgangspunkt? Se certificeringsforløbet, eller skriv til os med de fem punkter ovenfor.