14 dage: hvad skal årsagsanalysen og handlingsplanen indeholde?

14 dage efter auditten skal certificeringsbureauet have noget fra jer. Men hvad præcist? Det er her, de fleste misforstår opgaven.

En indsendelsesfrist, ikke en lukningsfrist

Den skelnen ændrer hele prioriteringen. I skal ikke nå at gennemføre alle korrigerende handlinger på 14 dage. I skal aflevere en analyse og en plan, som bureauet kan godkende.

Hvad certificeringsbureauet skal kunne se

For hver kritisk afvigelse skal der inden 14 dage ligge:

• En root cause-analyse: hvorfor kunne det ske?
• En handlingsplan (CAP): hvad gør I ved det, og hvornår?

Bureauet vurderer, om analysen rammer den faktiske årsag, og om planen realistisk forhindrer gentagelse. Rammer analysen ved siden af, risikerer I at bruge fristen uden at komme videre.

Root cause, der holder

Vores metode er 5-Why og Ishikawa. Struktureret analyse er det, der adskiller en plan, der bliver godkendt, fra en, der sendes retur.

Den hyppigste fejl er at stoppe for tidligt. "Medarbejderen glemte det" er ikke en root cause. Hvorfor kunne det glemmes? Fordi ingen påmindelse fandtes, ingen frekvens var defineret, intet system fangede det. Systemfejl, ikke menneskefejl. Først dér er man nede ved noget, der kan korrigeres.

Strukturen i en lukningsplan, der bliver godkendt

Vi bygger lukningsplaner med fem elementer pr. afvigelse:

Element	Indhold
Frist	Hvornår skal denne afvigelse senest være håndteret
Korrektion	Det, der fikses her og nu
Root cause	Den dokumenterede årsagsanalyse
Korrigerende handling	Det, der forhindrer gentagelse
Evidenstjekliste	Den dokumentation, bureauet typisk kræver for at godkende

Evidenstjeklisten er den del, de fleste undervurderer. En handling uden dokumenteret evidens er i auditverdenen ikke sket.

Milepælen ved 28 dage

Efter de 14 dage kommer den næste frist: Inden 28 dage skal majors være lukket, og minors skal have en godkendt handlingsplan. Det er her, planen fra dag 14 viser sit værd. Står rækkefølgen rigtigt, er dag 28 en afkrydsning. Står den forkert, er det endnu en deadline i panik.

Det, der kun kan lukkes på stedet

Kritiske afvigelser lukkes ved follow-up-auditten. Den ligger typisk tidligst omkring 6 uger efter auditten og skal være gennemført inden 6 måneder. Forberedelsen er et håndværk for sig: en self-contained auditmappe, hvor auditor finder al evidens på ét sted.

Den typiske fejl

Den svageste formulering i en handlingsplan er: "Medarbejderen er blevet instrueret." Den siger, at intet i systemet er ændret. Næste auditor vil lede efter præcis den afvigelse igen, og uden et system, der holder lukningen i live, kommer den igen.

Vi skriver analyserne, planerne og evidens-pakkerne. I gør det fysiske. Se akut-forløbet, eller læs om alle fristerne efter en audit.