Kan vi skifte certificeringsbureau under suspendering?

Det er en af de første tanker, når en audit går galt: "Vi finder et andet bureau." Her er svaret, før I bruger en uge på det.

Kort svar: nej

Suspenderede certifikater kan ikke overføres til et andet certificeringsbureau. Det samme gælder udløbne certifikater. Ordningens regler siger det direkte: "It is not possible to transfer expired or suspended certificates" (§ 5.6).

Så længe suspenderingen løber, er der ingen udvej den vej. Den eneste vej tilbage er at lukke afvigelserne hos det bureau, I har.

Jeres organisations-ID følger med

Hver certificeret virksomhed har et organisations-ID (COID) i FSSC's system. Det følger med ved et bureau-skifte. Historikken flytter altså med jer. Et nyt bureau starter ikke på et blankt ark, og en suspendering forsvinder ikke ved at skifte adresse.

Pre-transfer review: suspenderingen er synlig

Et nyt certificeringsbureau skal gennemføre en pre-transfer review, før det kan overtage et certifikat. Den uploades til FSSC's platform. Og der er suspenderingen synlig.

Det betyder i praksis: Selv det bureau, der gerne vil have jer som kunde, kan se præcis, hvor sagen står. Der er ikke noget at "komme ind under radaren" med.

Hvis I forlader bureauet alligevel

Forlader I jeres certificeringsbureau, mens certifikatet er suspenderet, trækkes certifikatet tilbage. Derefter skal I helt forfra:

• Stage 1-audit
• Stage 2-audit
• Certificeringsbeslutning

Det tager realistisk 3 til 6 måneder. I hele den periode står I uden gyldigt certifikat over for kunder, der kræver GFSI-anerkendt certificering. For de fleste virksomheder er det et langt større tab end de uger, det tager at lukke afvigelserne korrekt.

Hvornår kan man så skifte?

Bureau-skifte er ikke forbudt. Det er forbudt under suspendering. Når certifikatet er genoprettet efter follow-up-auditten, er det igen gyldigt — og kun gyldige, akkrediterede certifikater kan overføres (§ 5.6). Så kan et skifte planlægges i ro og mag.

Ordningen stiller ikke krav om et bestemt tidspunkt i cyklussen: transfer kan ske når som helst, blot hele processen, inklusive det nye bureaus pre-transfer review og certifikatudstedelsen, er afsluttet, inden det nuværende certifikat udløber. Mange vælger alligevel recertificeringen som det naturlige skiftetidspunkt, fordi der alligevel ligger en fuld audit dér. Men beslutningen bør hvile på pris og samarbejde, ikke på frustration over en enkelt audit: historikken følger som nævnt med via jeres COID.

Det, der faktisk flytter noget

Bureau-skifte-tanken kommer af en forståelig følelse: at auditoren var urimelig. Men afvigelser med objektiv evidens, altså dokumentnumre og datoer, står sjældent til at ændre. Problemet er næsten altid systemet, ikke auditoren.

Energien skal derfor i lukningen:

1. Root cause-analyse og handlingsplan inden 14 dage for kritiske afvigelser
2. Majors lukket og minors med godkendt plan inden 28 dage
3. Follow-up-audit forberedt, så auditor finder alt på ét sted

Det er den korteste vej tilbage til et gyldigt certifikat. Se hvordan vi griber det an, eller læs om fristerne i detaljer.