Klage over auditresultatet? Læs dette først.

Auditrapporten føles urimelig. Graderingen virker for hård, og en af afvigelserne mener I simpelthen er forkert. Skal I klage? Måske. Men læs det her først.

I har ret til at klage. Læs alligevel videre

Klageretten er reel, og den skal nævnes først: I kan klage over auditresultatet, og der findes en defineret vej til det. Men en klage er et værktøj med en meget specifik virkning, og den virkning er sjældent den, man håber på.

Klagevejen

Rækkefølgen er fast:

1. Først klages via certificeringsbureauets egen klageprocedure
2. Derefter kan sagen indbringes for Foundation FSSC

Man kan ikke springe bureauet over og gå direkte til FSSC.

Klagen stopper ikke fristerne

Det vigtigste faktum i hele artiklen: Fristerne løber videre, mens klagen behandles. 14 dage til årsagsanalyse og handlingsplan for kritiske afvigelser. 28 dage til lukkede majors og godkendte minor-planer.

En klage er derfor aldrig et alternativ til lukningsarbejdet. Den kan højst køre ved siden af. Og så skal nogen have tid til begge dele.

Hvorfor graderinger sjældent omstødes

En afvigelse, der er skrevet med objektiv evidens, altså dokumentnumre, datoer og konkrete observationer, står meget stærkt. Det er den slags evidens, auditorer trænes i at samle. Graderinger med den type dokumentation omstødes sjældent.

Følelsen af urimelighed handler ofte om noget andet: at auditoren fandt mange ting på én gang, eller at en gammel afvigelse kom igen. Det er ikke fejl i rapporten. Det er signaler om systemet.

Det bedre sted at fange faktuelle fejl

Er der en reel faktuel fejl, fx et forkert dokumentnummer eller en observation, der beviseligt ikke passer, så er det rigtige sted kommentarrunden på udkast-rapporten. Dér kan fejl rettes, før rapporten låses. Det kræver, at nogen læser udkastet grundigt og svarer hurtigt og præcist.

Brug energien der, hvor den flytter noget

En klagesag koster ledelsestid og opmærksomhed midt i den periode, hvor begge dele er knappest. Og selv en vundet klage lukker ikke de øvrige afvigelser.

Problemet er systemet, ikke auditoren. Den hurtigste vej tilbage til et gyldigt certifikat er en lukningsplan, der holder, og dokumentation, der bliver godkendt første gang.

Det er det, vi laver. Se akut-forløbet, eller start med fristerne efter en audit.